Coördinator & Informatiemanager

Doel van de opdracht: Het waarborgen van een gestructureerde en effectieve procesinrichting voor afstemming, informatie-uitwisseling en actieopvolging binnen Spiral 0 (Sp0), zodat besluitvorming binnen het projectteam, de stuurgroep en programma Foxtrot plaatsvindt op basis van volledige, actuele en consistente managementinformatie.

Kernwerkzaamheden
1. In de functie van projectleider/coördinator afhankelijkheden & informatie management ben je verantwoordelijk voor het procesmatig inrichten van afstemming en informatie-uitwisseling met een groot aantal interne stakeholders.
2. Kern van je werk is het identificeren van verschillende acties vanuit verschillende werkstromen, en deze beleggen bij de juiste medewerker in het SP0 team. Indien de uitvoering stokt, escaleer je naar de Lead OPS of Lead PMO.
3. Binnen het project management office (pmo) van Sp0 ben je verantwoordelijk voor de (management) informatiestromen tussen het projectteam, de stuurgroep, programma foxtrot en overige interne stakeholders, onder andere door het borgen van de acties bij de juiste medewerkers en stakeholders, en hun onderlinge relaties en AFHANKELIJKHEDEN, zijnde de volgende rollen:
a. De informatiemanager, in relatie tot de Informatie Management Database (imdb) en platformconfiguratielijst voor Sp0,
b. De integrale planner
c. De PTCG/r-rapporteur in relatie tot issues en risico’s log, en impediments uit SAFe werkwijze
d. Beheer van de bestaande Sp0-werkwijzen en -processen (way of working) , in relatie tot het adequaat gebruik door teamleden.

Beheren en optimaliseren van de Sp0 Way of Working en stimuleren van correct gebruik binnen het team.
Proactief signaleren van knelpunten, risico’s en verbeterkansen en rapporteren aan de Lead PMO.

De opdracht is / wordt succesvol uitgevoerd wanneer:
Procesbeheersing: Alle acties uit overlegstructuren zijn aantoonbaar belegd, gemonitord en worden binnen afgesproken termijnen opgevolgd.
Afhankelijkheden tussen werkstromen zijn inzichtelijk en actief gemanaged.
Managementinformatie: LEAD Ops en H-PMO ontvangen tijdig (conform planning) volledige en consistente terugkoppeling uit overlegstructuren.
Issues, risico’s en impediments zijn actueel geregistreerd en voorzien van eigenaar en opvolgactie.
Governance & samenwerking: De Sp0 Way of Working wordt aantoonbaar toegepast en waar nodig verbeterd. Escalatie vindt plaats via H-PMO e/o transitiemanager
Stakeholdermanagement: Samenwerking tussen Sp0 en interne stakeholders op strategisch, tactisch en operationeel niveau verloopt aantoonbaar
Het programma FOXTROT geeft invulling aan de digitale transformatie van de krijgsmacht binnen het mobiele militaire domein. Daarmee operationaliseert FOXTROT de ambities uit de Defensievisie 2035, in lijn met de richting zoals vastgelegd in de IT-strategie. FOXTROT is een krijgsmacht breed programma dat de noodzakelijke veranderingen organiseert om Informatie Gestuurd Optreden (IGO) binnen het mobiele optreden mogelijk te maken. Het doel is dat alle mobiele platformen altijd veilig verbonden zijn en interoperabel kunnen samenwerken met (inter)nationale partners. Connectiviteit vormt hierbij het fundament voor genetwerkt en informatie gestuurd optreden.

Spiral 0 is het eerste meerjarige realisatieproject dat zich richt op de modernisering van de 43e Gemechaniseerde Brigade van de Koninklijke Landmacht.
Het project is organisatorisch gepositioneerd binnen Landgebonden IT en kent een doorlooptijd loopt tot en met 2029.
De realisatie van Spiral 0 vindt plaats in een complex speelveld met een groot aantal afhankelijkheden van andere initiatieven, programma’s en ketenpartners. Het betreft meer dan dertig onderlinge afhankelijkheden met een hoge mate van diversiteit, waarvoor continue afstemming en actieve synchronisatie noodzakelijk zijn om de projectdoelstellingen te behalen. Dit vraagt om nauwe samenwerking met een breed palet aan stakeholders binnen en buiten Defensie.
Binnen Spiral 0 wordt gewerkt volgens een Safe-werkwijze. Deze manier van werken sluit aan op en wordt meegenomen in de bredere transitie waarin Landgebonden IT Safe implementeert en door ontwikkelt. De geworven posities leveren vanuit deze context een wezenlijke bijdrage aan zowel de realisatie van het project als aan de ondersteuning en versterking van de ketenorganisatie. De opgedane kennis en ervaringen worden

Knock-out Eisen

• Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het gekozen eCF profiel of soortelijke functie - Lead Professional / Senior manager: het organiseren en borgen van het ontwikkelen en onderhouden van de planning

• Minimaal aantal uren per week 36.

Wensen

• Bij voorkeur meer dan aangegeven eis aantoonbare werkervaring met de gevraagde functie binnen het eCF profiel.
• Bij voorkeur aantoonbare werkervaring binnen het ministerie van Defensie of een andere overheidsorganisatie.